7 dicas para estar sempre dentro do prazo de entrega

Os motivos para uma empresa ter problemas com o cumprimento do prazo de entrega são vários e bem complicados. Alguns exemplos são: falta de planejamento, prazos mal estimados, desorganização individual e má produtividade coletiva. Mas as soluções não são tão difíceis e acredite: você não está sozinho nessa.

O cumprimento do prazo de entrega é um problema na sua empresa? Que tal adotar práticas para evitar esse tipo de problema? Confira 7 dicas para melhorar o seu rendimento e o da sua equipe!

1- Trabalhe com organização

O primeiro passo para respeitar o prazo de entrega é ter um bom ritmo de produção. Para isso, organização é fundamental.

Para começar, organize seu espaço de trabalho. Tenha uma mesa limpa, com apenas os objetos que você precisa ao alcance das mãos, como carregador do notebook, mouse, caneta e bloco de papel, por exemplo. O excesso de coisas em cima da mesa pode te distrair e atrapalhar sua produtividade, além de poluir o ambiente visualmente.

Aplicativo para organizar seus afazeres

Utilize um bom aplicativo para organizar seus afazeres, como o Google Agenda ou o Trello. Eles ajudam a ordenar o que você precisa fazer diariamente, com a vantagem de emitir alertas para lembrar de cada tarefa. Calcule quanto tempo cada tarefa deve levar em média e programe-se para dedicar esse total de tempo exclusivamente a ela.

Saiba também priorizar tarefas. Organize sua agenda começando pelos afazeres que têm prazo de entrega mais curto ou aqueles que você pode fazer mais rápido.

Não importa qual seja, apenas tenha um sistema de organização e seu ritmo de trabalho vai melhorar muito! Dê o exemplo como líder e certifique-se de que todos na empresa consigam se organizar bem.

2- Respeite seus intervalos para descansar

Ninguém é produtivo 100% do tempo, por isso, insira pequenas pausas durante o dia de trabalho. Nelas, seja livre para fazer um lanche, alongar-se, andar um pouco, checar redes sociais ou só descansar a cabeça por alguns minutos. Incentive que a equipe faça o mesmo, pois assim o rendimento do seu time também vai melhorar.

Nesses períodos de pausa, nada de trabalho! Assim, você limpa sua mente e consegue voltar às tarefas com um olhar descansado e menos viciado, o que favorece que você encontre soluções mais facilmente, além de não se sentir tão exausto no fim do dia.

3- Cumpra seus compromissos

É muito importante que você cumpra com os seus compromissos, custe o que custar. A não ser que algo muito sério impeça, como um problema de saúde ou um acidente, é fundamental manter sua palavra com os clientes. Afinal, ela é a única garantia que eles têm de que o trabalho será feito e é por meio da confiança que vocês manterão uma boa relação.

Cumprir compromissos vai muito além de cumprir prazos de entrega. Você precisa dar ao seu cliente a certeza de que ele receberá o serviço pelo qual pagou. Para isso, no momento em que fecharem o negócio, mostre que você e sua equipe entendem as expectativas dele. Dessa forma, o cliente se acalma e torna-se até mais flexível com relação ao prazo, caso algum empecilho apareça no caminho. Seja sempre verdadeiro: se você não for capaz de cumprir uma demanda, coloque as cartas na mesa e ofereça outra solução.

4- Faça perguntas

Aprenda a pedir ajuda e incentive sua equipe a fazer o mesmo. É preciso perder o medo de incomodar o cliente ou parecer despreparado por fazer todas as perguntas que forem necessárias.

Com as respostas em mãos, vocês prestarão um serviço de boa qualidade ao cliente, o que vai deixá-lo muito mais satisfeito. Por isso, sempre que uma demanda não ficar clara ou surgir alguma dúvida ao longo do caminho, você deve perguntar. Para o consumidor, para os colegas, para professores ou especialistas: o importante é conseguir as respostas!

5- Saiba negociar

Muitos prazos de entrega não são cumpridos porque foram mal estabelecidos. No momento de defini-los, os envolvidos não levaram em conta o tamanho real da demanda ou o grau de dificuldade da tarefa e estimaram menos tempo do que o necessário.

Esse tipo de situação é muito frustrante, tanto para você quanto para o cliente. Por isso, desenvolva formas de estimar o prazo ideal para um serviço.

Você pode padronizar alguns tipos de trabalho, por exemplo, registrando quanto tempo levou a última vez em que você conduziu uma reunião com sua equipe sobre um determinado cliente. Sempre que for fazer um orçamento para ele, será possível incluir esse tempo no planejamento do prazo de entrega de serviços. Faça isso com outras tarefas do dia a dia, principalmente aquelas que se repetem para todos ou vários consumidores.

6- Entenda seus limites

Assim como é preciso ter uma boa noção do seu rendimento, mais importante ainda é saber seus limites. Às vezes, em busca de mostrar produtividade e ganhar respeito, muitos colaboradores levam trabalho para casa, fazem horas extras e deixam de descansar para cumprir um prazo de entrega.

Se essa é uma realidade constante na sua empresa, é preciso repensar a forma como os prazos estão sendo definidos. Afinal, trabalhar até a exaustão pode prejudicar a qualidade do serviço.

Incentive que a sua equipe respeite os próprios limites de rendimento e faça o mesmo por você. Não aceite novos projetos se desconfiar que não conseguirá cumpri-los e não se desgaste para atender a um prazo. Assim, toda tarefa executada será feita em seu próprio tempo e sem correria!

7- Tenha bons hábitos

Após uma lista de dicas para melhorar o rendimento, o primeiro impulso é querer colocar tudo em prática imediatamente. Porém, mudar hábitos não é uma tarefa fácil, muito pelo contrário.

Por isso, introduza cada uma dessas dicas aos poucos no dia a dia da empresa e na sua rotina também. Desse jeito, você não cria nenhum tipo de choque e faz a mudança de forma gradual. Continue cultivando bons hábitos diariamente e corrija os pontos problemáticos com planejamento e calma.

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