7 dicas para controlar as contas a pagar do escritório contábil

Controlar as contas a serem pagas nem sempre é uma tarefa simples. No escritório contábil, o desafio é, além de lidar com a organização da saúde financeira dos clientes, não poder descuidar dos rumos do próprio negócio.

Que tal conferir 7 dicas para controlar as contas a pagar do escritório? Acompanhe o post de hoje e evite perder prazos, pagar contas repetidas e outros transtornos que a desorganização nessa área  pode trazer!

1. Seja organizado

Procure criar uma verdadeira cultura de organização para que todos os colaboradores do seu escritório sigam padrões de arquivamento e categorização de documentos. Essa organização evita pagamentos repetidos e confusões de destinatário, além de facilitar a identificação de erros.

Planilhas do Excel ajudam bastante, mas é importante ir além no controle de contas a pagar. O fluxo de caixa é uma ferramenta que deve ser utilizada para registrar toda a movimentação do escritório, as entradas e saídas de dinheiro. Para que o fluxo de caixa funcione bem, é preciso que os documentos estejam bem organizados, assim como as notas fiscais.

Separe os arquivos por data, fornecedor, tipo de operação ou outra categorização que atenda às suas necessidades. É muito importante documentar as contas de maneira organizada, identificando qual é a conta, o valor e como ela será paga.

Por quanto tempo guardar cada documento

Após efetuar os pagamentos, exija notas fiscais, comprovantes e guarde esses documentos por pelo menos 5 anos! Para os comprovantes, arquive mês a mês, para que seja fácil localizá-los em caso de auditorias ou problemas nos pagamentos.

2. Faça um planejamento

O planejamento é fundamental para o bom funcionamento do seu escritório. Ele evitará erros nos pagamentos, melhorando a organização do seu negócio e garantindo a satisfação dos credores.

Para as contas a pagar, mantenha uma agenda e conte com a ajuda da tecnologia para fazer um controle mais completo. Para datas de vencimento em sábados ou domingos, é necessário se organizar para efetuar o pagamento na sexta-feira anterior. Também é importante planejar os pagamentos que serão feitos em feriados ou recessos e sempre lembrar de conferir depois se tudo correu bem.

3. Registre todas as contas

Parece bobo colocar este item na lista, pois é óbvio que todas as contas devem ser registradas. Porém, a forma como você faz isso é tão importante quanto o próprio ato de registrar.

Cada escritório determina quais informações são mais importantes e estratégicas para o negócio. Assim, é possível registrar as contas a pagar, separando-as por ordem alfabética, valor, finalidade, tipo de pagamento (débito, boleto e depósito) e conforme as suas necessidades. Lembre-se de que esses registros podem ser acessados em auditorias ou para solucionar dúvidas quanto aos pagamentos, então devem estar bem organizados para facilitar essa consulta.

4. Separe os gastos de pessoa física e jurídica

Talvez essa seja a dica mais importante do artigo. A separação das contas de pessoa física e de pessoa jurídica, ou seja, do dono do escritório e do escritório em si, é mais do que um conselho.

Muitos negócios não dão certo porque não há essa separação, tanto para os ganhos quanto para os pagamentos. É muito comum que o dono de uma padaria, por exemplo, retire um pouco de dinheiro do caixa e vá pagar uma conta de casa.

Mais comum ainda é que o mesmo dono da padaria faça um empréstimo em sua conta pessoal para fechar as contas do mês e não prejudicar os negócios. Essas práticas são muito perigosas, porque incentivam o descontrole das finanças! Se não houver um limite claro entre o que é do escritório e o que é do dono, ou dos sócios, em algum momento haverá conflito.

No que essa separação ajuda?

Os recursos do escritório devem ser utilizados exclusivamente no escritório, com as despesas profissionais. Por isso, você deve fazer uma retirada mensal, como um salário fixo, e evitar pequenos empréstimos no dia a dia. Essa separação ajuda não só no controle das contas e finanças, mas facilita as declarações de impostos, tanto da pessoa física quanto da pessoa jurídica.

5. Pague as contas em dia

Falamos há pouco em planejamento para evitar atrasos e confusões nos pagamentos. Pagar uma conta com atraso significa juros, correções, multas e outros transtornos, tais como a suspensão de serviços básicos, como energia elétrica e água.

Porém, pode ser que, vez ou outra, alguns atrasos aconteçam. Se a dívida for com um fornecedor, procure negociar os juros e as multas amigavelmente para reduzir o impacto no orçamento. Para dívidas com órgãos públicos, é importante saldá-las antes que as cobranças comecem, para evitar maiores dores de cabeça.

6. Tenha um controle mensal de gastos

Controle é uma palavra-chave neste assunto. Obviamente, para que o escritório tenha sucesso, é preciso que ele arrecade mais dinheiro do que gasta. Isso só é possível com o controle do fluxo de caixa e das contas a pagar.

Acompanhe de perto as despesas e avalie se elas realmente são necessárias, onde é possível fazer ajustes e até mesmo cortar gastos. Verifique também as entradas de dinheiro, se estão compatíveis com o planejamento e se as despesas se encaixam nesses ganhos.

7. Utilize um sistema de gestão

Uma boa gestão de contas a pagar precisa de organização. Atualmente, isso significa estar por dentro de todas as operações efetuadas no escritório. Fazer isso manualmente é inviável, pela perda de tempo e pela dificuldade de realmente organizar tudo.

Felizmente, a tecnologia existe para ajudar nessa tarefa: sistemas de gestão podem melhorar o registro de contas, o controle do fluxo de caixa, a emissão e o armazenamento de notas fiscais. Assim, o dia a dia do controle financeiro é otimizado, exigindo menos tempo dos responsáveis.

Para isso, escolha um software que permita registrar desde as pequenas contas, como lanches, material de limpeza e de escritório, até as maiores, como aquisição de equipamentos. Com essas informações, será praticamente impossível perder as contas de vista.

Como você faz o controle das contas a pagar no seu escritório? Compartilhe sua experiência nos comentários!

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