7 dicas de gestão do tempo para otimizar seu trabalho

Uma boa gestão do tempo é o maior dos segredos para alcançar uma produtividade plausível no dia a dia.

Porém, gerenciar bem esse recurso tem se tornado algo um tanto difícil nos últimos anos com a repentina popularização da internet, da tecnologia e principalmente das mídias sociais, que conseguem nos bombardear com as mais diversas distrações e causar uma perda de foco que pode minar a nossa rotina.

Se você deseja ser mais produtivo no seu dia a dia, fugir das distrações e conseguir tirar melhor proveito das suas horas de trabalho, continue a sua leitura e confira as 7 dicas de gestão do tempo que preparamos para você para otimizar o seu dia a dia e toda a sua rotina!

1. Faça listas para organizar seu dia

Para tudo é preciso organização. Se você não souber por onde começar, pode acabar perdendo parte do seu tempo apenas pensando nisso. Então, comece a organizar o seu dia com antecedência.

A grande maioria de técnicas e sistemas de gestão do tempo gira em função do uso de listas. Afinal, com o tanto de coisas que se passam em nossas cabeças e mais as distrações, fica complicado lembrar-se de absolutamente tudo.

Para começar, tente trabalhar com algumas listas básicas. Depois, quando você ver o quanto isso pode ajudar você a se organizar com seu dia a dia, você pode partir para outras listas mais avançadas se assim desejar.

Você pode começar com listas de coisas a fazer, por exemplo, anotando todas as tarefas em um determinado período, seja o dia, a semana o mês. Não se esqueça também de priorizar os itens, seja por complexidade de resolução ou por prazo.

Outra ideia é listar todas as pessoas que você deve contatar. Se o seu trabalho exige que você entre em contato com as pessoas (como clientes), organize-as em listas para saber direitinho para quem você já ligou, para quem retornar e com quem ainda deve fazer contato. Assim, você poupa seu tempo e evita atritos ligando várias vezes para a mesma pessoa.

Ter algum tipo de rotina e fazer o uso regular das listas para se organizar fará com que você consiga tomar decisões melhores no seu dia a dia, sem ter de perder tanto tempo pensando sobre o que fazer. Se você não faz listas, está perdendo tempo e consequentemente dinheiro.

2. Saiba priorizar suas atividades

Como falamos anteriormente, é preciso saber priorizar os itens da sua lista para que a gestão do tempo seja realmente eficiente. Por isso, quando você for fazer as suas listas de tarefas, saiba priorizar as tarefas de acordo com a importância de cada uma.

Você pode levar em consideração o tempo que você levará para realizá-las — por que deixar na sua lista o dia todo uma tarefa que pode ser realizada em 15 minutos, por exemplo? Outra ideia é começar sempre com as atividades mais importantes. Porém, lembre-se de não tratar tudo como urgente. Se fizer isso, só conseguirá ficar exausto e estressado.

3. Fuja da procrastinação

Procrastinar significa adiar as coisas, enrolar e desperdiçar o tempo em coisas pouco úteis ou produtivas. Você tem procrastinado? Ficar horas vendo aqueles vídeos de gatinhos ou então rolando a timeline do Facebook são alguns dos exemplos mais comuns de procrastinação.

Se você tem o hábito de procrastinar, pare com isso imediatamente! Enfrente as coisas, faça o que tem para fazer o quanto antes, não deixe para depois. Evite adiar seus serviços porque tem “tempo de sobra” para fazê-lo — esse é um dos maiores erros que você pode cometer.

Vamos supor que você tenha 6 horas para realizar um trabalho, mas saiba que pode fazê-lo em apenas 3. Não deixe para colocar a mão na massa nas 3 horas finais do seu prazo, comece cedo. Assim, você poderá utilizar aquele tempo que “sobrar” para revisar o seu serviço e entregar algo de maior qualidade, isso sem falar que você não terá de trabalhar sob pressão e seu rendimento certamente vai melhorar.

4. Organize sua área de trabalho

A falta de organização no seu ambiente de trabalho é capaz de refletir diretamente na sua produtividade. Por isso, dê uma boa olhada ao seu redor.

Se a sua área de trabalho está repleta de papéis, notas e post-its, está na hora de dar uma organizada para que você não acabe esquecendo nada ou para que essa desorganização não fuja do seu controle.

Você pode desocupar bastante sua estação de trabalho substituindo os muitos papéis por aplicativos. Com eles, você pode fazer o seu planejamento semanal, criar suas notas e desenvolver cronogramas, tudo num só lugar!

5. Utilize ferramentas de gestão do tempo

A tecnologia pode ser sua amiga ou sua inimiga, é você quem decide. Ela pode ser uma inimiga quando você a utiliza para ficar procrastinando nas redes sociais, por exemplo, porém ela pode ser uma excelente aliada quando você a usa como uma ferramenta para melhorar sua gestão do tempo!

Existem diversos softwares e aplicativos, tanto para desktop como para smartphone, para ajudar você da forma que mais for conveniente!

Uma simples agenda online já é capaz de agilizar muito o seu dia a dia, mas você também pode experimentar aplicativos como o Evernote e o Pomodoro, por exemplo. Existe uma variedade imensa de opções de aplicativos para lhe ajudar.

6. Delegue tarefas

Se você tem quem possa te ajudar, por que fazer tudo sozinho? Experimente delegar algumas tarefas simples, que possam ser executadas por outras pessoas sem nenhum problema.

Quando decidimos fazer absolutamente tudo sozinhos, acabamos ficando sobrecarregados e perdendo a nossa produtividade. Não caia nessa armadilha. Ao delegar tarefas você terá mais tempo para realizar aquilo que não pode ser delegado, melhorando seu desempenho e economizando assim o seu tempo.

7. Evite ser multitarefas

É muito comum que, na tentativa de economizar tempo, as pessoas busquem realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Porém, isso não é a melhor solução porque o cérebro perde o foco ao alternar de uma tarefa para o outro — e foco, como você bem deve saber, pode demorar a ser conquistado novamente.

Ou seja, ao partir para o multitarefas, você pode estar fazendo várias coisas ao mesmo tempo, mas sem foco algum, o que, consequentemente, acaba minando a sua produtividade e a qualidade do trabalho.

Realizar uma boa gestão do tempo não é assim tão difícil. Adapte essas dicas à sua realidade e veja como ter mais atenção ao gerenciamento do seu tempo vai melhorar a sua produtividade. Quer conferir mais dicas e se manter atualizado com as nossas novidades? Então curta nossa página no Facebook e não perca mais nenhum conteúdo!

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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