7 características indispensáveis para um software de contabilidade

Um software de contabilidade bom e eficiente pode ser o diferencial que o seu escritório contábil está precisando para otimizar as suas operações, poupando tempo, tornando seu dia a dia mais produtivo e seu negócio mais estável.

Afinal, o número de obrigações a se cumprir é enorme e isso acaba tomando tempo que poderia ser investido em outra atividade, como a gestão do seu próprio negócio. Além disso, é cada vez mais importante contar com informações integradas para agilizar e aprimorar o processo de tomada de decisões.

Foi pensando nisso tudo que preparamos o post de hoje com as 7 características indispensáveis em um software de contabilidade. Assim, você não vai errar na hora de escolher o sistema ideal para o seu escritório. Continue a leitura e confira!

1. Confiança e agilidade

A confiança e a agilidade são pontos fundamentais em um escritório contábil, uma vez que resultam em produtividade pelos colaboradores e, consequentemente, em lucro. Portanto, essas duas características, sem dúvida, são quesitos que você deve levar em consideração na hora de escolher um software.

É importante que você escolha uma solução inteligente, de uso intuitivo e fácil para os seus colaboradores e que, no caso de dúvidas, sua empresa possa contar com o suporte necessário do fornecedor, além de treinamentos de capacitação da ferramenta.

2. Segurança das informações

Outro ponto extremamente importante a ser observado ao escolher um software de contabilidade é se ele oferece segurança reforçada para as informações inseridas no banco de dados, tanto para prevenir a perda de informações quanto para evitar o acesso indevido aos dados. Especialmente quando vivemos em uma era em que ataques de hackers são cada vez mais comuns (falamos mais sobre esse assunto nesse artigo aqui).

Isso porque, como você sabe, a contabilidade é uma parceira extremamente sensível de uma empresa por tratar de informações patrimoniais e financeiras. Portanto, veja se a solução que você está buscando oferece controle de acesso e características semelhantes de segurança, como um banco de dados SQL Server.

Contar com um suporte de serviços de TI também é fundamental para a segurança dos dados do seu escritório e os dos seus clientes. Com esse tipo de serviço, você vai conseguir fazer um mapeamento do ambiente tecnológico do seu negócio para mantê-lo sempre adequado às suas necessidades. Assim, você consegue identificar e reparar possíveis falhas de segurança com muito mais eficiência.

3. Integração de diferentes plataformas e módulos

Um bom sistema para escritório de contabilidade deve ser capaz de integrar diferentes módulos, que devem atender a todas as obrigações do seu escritório. Um software de contabilidade modular, ou seja, que oferece a possibilidade de adquirir módulos específicos que se integrem, permite que você invista de forma racional naquilo que realmente é importante, o que torna o seu trabalho e sua gestão muito mais eficientes.

Além disso, essa é uma forma de tornar os processos da contabilidade muito mais otimizados e diminuir as chances de erros, o que gera ganhos em produtividade. Com um sistema integrado, você consegue transmitir informações das diversas áreas da contabilidade – como fiscal, tributária, folha de pagamento, dentre outras – de forma automática.

4. Automatização

Soluções contábeis hoje em dia precisam ser automatizadas. Chega de processos manuais que causam perda de tempo e oferecem riscos de erros, como os de digitação, por exemplo bem comuns na correria.

O fornecedor de um software de contabilidade eficaz deve se preocupar em manter o sistema sempre atualizado com as legislações contábeis, tributárias, trabalhistas e fiscais de todos os estados, já que no caso do ICMS ou do ISS, por exemplo, a tributação varia de acordo com o estado ou o município.

O software de gestão contábil que você escolher deve possibilitar a importação de arquivos magnéticos, de notas fiscais e de planilhas para a geração das folhas de pagamento, por exemplo. Tudo isso de forma automática!

5. Gerenciamento de atividades

Um bom sistema de gestão contábil também deve permitir o gerenciamento de atividades e de usuários. Busque soluções que permitam controlar o acesso aos dados e ofereçam o monitoramento dos usuários com relação aos processos e tarefas.

Isso permite um melhor gerenciamento do desempenho dos seus colaboradores e a avaliação das tarefas realizadas. Assim, sua empresa vai ter bons ganhos com produtividade, além de facilitar a delegação de tarefa e até a precificação de seus serviços.

6. Suporte técnico especializado

Implementar um sistema de gestão da contabilidade certamente vai mexer com a rotina e com o fluxo das tarefas cotidianas do seu escritório. Por isso, é muito importante estar atento ao suporte que a empresa fornecedora do software oferece.

Escolha um capaz de atender com eficiência às necessidades do seu negócio e que seja referência no mercado. Esses são os principais aspectos a serem considerados antes mesmo da implementação do sistema.

Verifique se o suporte técnico da empresa fornecedora é especializado e está constantemente atualizado com as alterações na legislação e nos produtos. Vale lembrar também que, como a legislação trabalhista pode ser tão complexa quanto a legislação fiscal uma vez que é alterada de acordo com as convenções coletivas diferentes ou sindicato de classes , também é importante que o software esteja constantemente atualizado em relação às suas alterações.

7. Possibilidade de auditoria

Por último, mas não menos importante, verifique se o software contábil oferece a possibilidade de auditoria nos arquivos das obrigações. Com isso, é possível antecipar as consequências tributárias e reduzir os riscos de autuações fiscais e multas.

A solução deve ser capaz de realizar a auditoria fiscal dos arquivos do SPED, a conciliação desses arquivos com outras obrigações e a emissão de relatórios detalhados para a validação das informações. Em caso de inconsistências ou erros, o software precisa detalhar qual foi a irregularidade encontrada, informar quais registros do arquivo estão com problemas, orientar como corrigí-los e, os melhores auditores permitem até a edição do arquivo dentro da própria ferramenta.

Um bom software de contabilidade será capaz de entregar tudo aquilo que o seu escritório de contabilidade precisa. Por isso, não se esqueça de conferir se o sistema que você tem em vista atende a esses requisitos.

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