6 razões para não adquirir um software de contabilidade online gratuito

10 de maio de 2017

Entre os principais desafios de um escritório contábil está a necessidade de otimizar os processos internos para aumentar a produtividade. Para auxiliar nessa tarefa, não é difícil encontrar ofertas que mostram um software de contabilidade online como a solução perfeita para contadores.

Apesar de as ofertas serem às vezes tentadoras — diversas funcionalidades gratuitas ou a um custo mínimo —, será que esses produtos realmente são capazes de atender às necessidades do seu negócio?

Se você também tem essa dúvida, chegou ao post certo! Hoje vamos contar por que um software de contabilidade online não é a melhor opção para quem deseja processos mais ágeis e precisos — dois requisitos essenciais para um escritório contábil.

Quer saber por quê? Vamos mostrar seis razões para fugir dessas alternativas e não embarcar em uma armadilha. Continue a leitura e descubra!

1. Não disponibilizam gratuitamente todas as funcionalidades necessárias

A oferta pode parecer incrível, mas o fato é que os softwares online não disponibilizam gratuitamente (ou mesmo a um custo mínimo) todas as funcionalidades que se propõem a oferecer.

Muitas vezes, as empresas oferecem sistemas gratuitos para atrair o cliente. No entanto, essa proposta funciona como uma isca. A tática funciona da seguinte maneira: eles disponibilizam um pequeno pacote de ferramentas gratuitamente. Geralmente, nada complexo, mas o suficiente para chamar a atenção do cliente.

Porém, algumas funcionalidades fundamentais para a operação de um escritório de contabilidade ficam bloqueadas, acessíveis apenas àqueles que pagam por elas. É aí que o negócio se torna uma grande armadilha. O pacote integral pode ser muito mais caro que um sistema adquirido em outra empresa.

Caso não queira pagar, o contador precisa utilizar módulos incompletos, que não conversam entre si e que não permitem a utilização dos dados inseridos para realizar todas as atividades necessárias.

Sem a integração necessária, o resultado dessa armadilha é muito retrabalho! Mesmo que você consiga executar algumas tarefas nos módulos oferecidos pelo fornecedor, terá de inserir esses dados manualmente em outros softwares ou planilhas para realizar o trabalho completo.

2. Raramente têm um suporte adequado

Como contador, você conhece alguns princípios de administração. Por isso, sabe que é impossível um empreendimento oferecer um serviço de qualidade se ele não tiver entradas que suportem todas as despesas necessárias para isso e, logicamente, uma margem de lucro.

As empresas visam a lucratividade, e não há nada de errado nisso. A grande questão é: se uma organização oferece um software de contabilidade gratuito, como ela vai garantir sua fatia ao final do processo?

Portanto, esses fornecedores só têm uma opção: se eles não vão cobrar pelo serviço ou praticarão um preço muito inferior àquele oferecido por outras organizações, significa que eles reduzirão despesas para manter uma margem de lucro, especialmente aquelas que sustentariam atividades como suporte e atualização.

Dessa forma, o seu escritório não terá o atendimento necessário quando surgir algum tipo de situação que precisa desse suporte. Portanto, você terá prejuízos em sua produtividade.

3. Dependem de conexão com a internet

O software de contabilidade online possui uma limitação muito significativa. Como o próprio nome já diz, sua base de funcionamento não é a instalação em uma máquina, e sim um sistema que roda exclusivamente na nuvem.

Isso quer dizer que, no caso de ausência de conexão, o serviço fica completamente inacessível. Você não pode ter o seu trabalho parado em um dia crítico para a realização de vários processos porque o sistema não está disponível, não é mesmo?

Portanto, contar com um software online não é uma alternativa muito confiável no dia a dia. A falta de segurança quanto a sua disponibilidade pode significar um grande problema.

4. Nem sempre contemplam a complexidade do sistema tributário brasileiro

Como você sabe, o sistema tributário legal brasileiro é extremamente complexo. Negociações realizadas entre empresas de estados diferentes podem encontrar isenções e alíquotas totalmente distintas.

Por isso, é importante contar com um software que contemple e calcule automaticamente toda essa diversidade de regras e regimes tributários, ou que o fornecedor do sistema ofereça a orientação e o suporte necessários para direcionar a operação contábil.

Esse suporte é essencial para agilizar o processo e garantir que a operação contábil ocorra de forma segura, sem riscos para a organização ou para o cliente atendido.

5. Não são personalizados

Um bom sistema para escritório de contabilidade é aquele que oferece não só um pacote de funcionalidades completo, mas que também seja adequado às necessidades do seu negócio.

Esse definitivamente não é o foco dos programas gratuitos. Eles são feitos para atender qualquer usuário da internet, e por isso eles dificilmente terão funções específicas que otimizariam a rotina de trabalho em seu escritório.

6. Não oferecem a segurança necessária

Como já falamos, nada é produzido gratuitamente. As empresas que oferecem softwares de contabilidade online não foram constituídas para despender seus recursos criando uma ferramenta simplesmente para colaborar com o mercado. Elas visam lucro.

Se essas corporações não farão uma cobrança correspondente a esse serviço, já falamos que ela eliminará despesas. Uma delas se refere ao suporte e outra, extremamente importante, diz respeito à segurança das informações.

Vale lembrar que os programas gratuitos não possuem um contrato formal que prevê os termos de utilização e segurança dos dados. Isso torna as informações referentes ao seu escritório e aos seus clientes muito vulneráveis à exposição.

Essa insegurança pode causar não só situações de desconforto entre sua empresa e o consumidor — que teve seus dados expostos —, mas problemas jurídicos que provocarão perdas financeiras, desgastes quanto à imagem e prejuízos irreparáveis a sua credibilidade.

Como você pôde ver, existem muitas razões para não usar um software de contabilidade online. Com soluções completas e personalizadas, é possível tornar o dia a dia do seu escritório muito mais simples e garantir a precisão e segurança dos processos.

E você, utiliza que tipo de sistema em seu escritório contábil? Já usou algum software de contabilidade online e teve problemas? Conte sua experiência pra gente aqui nos comentários!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

Confira nossos outros posts