6 erros que você pode evitar na empresa com a implementação de um ERP

Se você percebe que gasta muito tempo com tarefas repetitivas ou burocráticas de sua empresa, lamenta por não poder focar sua atuação em questões estratégicas que realmente promovem o crescimento do negócio ou percebe erros que atrapalham os processos e comprometem a produtividade, a solução é mais simples do que se imagina: você pode estar precisando da implementação de um ERP.

Relatar vendas, organizar a produção ou identificar o momento certo para fazer compras, faturar produtos, gerenciar o estoque, calcular tributos. O fato é que essas inúmeras tarefas operacionais exigem uma boa dose do tempo e atenção do gestor do negócio.

Sem o devido cuidado e atenção, esses processos podem desencadear erros que levam sua empresa à situação de caos. Falhas no cálculo dos tributos podem gerar problemas com os órgãos fiscalizadores e falta de atenção ao estoque pode causar ruptura nas vendas ou produção. A verdade é que o descuido com esses aspectos pode trazer sérias consequências.

Por isso, frequentemente essas tarefas burocráticas e repetitivas tomam grande parte do tempo do gestor. Mesmo quando ele tem a oportunidade de delegá-las a funcionários de confiança, isso consome os recursos da empresa, pois parte da folha de pagamento fica comprometida com o salário dos colaboradores que executam essas atividades.

Mas como um ERP pode ajudar a mudar esse quadro? Ao permitir que o gestor foque sua atuação no aspecto gerencial e estratégico da organização, que erros esse sistema evita? Vamos contar a você agora mesmo! Descubra e saiba como resolver o problema.

6 erros que a implementação de um ERP pode evitar

Um gestor pode focar sua atuação em dois aspectos diferentes de uma organização: questões operacionais do dia a dia ou ações estratégicas que levam ao crescimento do negócio.

A flexibilidade exigida pela gestão leva o empreendedor a realizar tarefas referentes aos dois tipos de atuação. No entanto, para alcançar um nível de sucesso e crescimento superior, as questões estratégicas precisam prevalecer.

Por isso, ele precisa garantir que as tarefas operacionais — atividades repetitivas e burocráticas — sejam realizadas de forma automática e precisa. Elas precisam acontecer simultaneamente a outros processos e evitar erros que podem acarretar prejuízos no funcionamento da produção, nas vendas, no relacionamento com os clientes e punições dos órgãos fiscalizadores.

E essa é justamente a principal vantagem da utilização de um ERP. Ele automatiza os processos e realiza essas atividades de forma precisa, evitando erros muito comuns no cotidiano de um empreendimento. Saiba quais são eles:

1. Erros de lançamento

Quando as atividades burocráticas de uma empresa não são automatizadas, elas estão sujeitas a inúmeros erros de lançamento. Isso acontece porque se o responsável utilizar planilhas ou outras formas de registro, ele provavelmente terá de lançar um mesmo dado várias vezes.

Então, imagine a seguinte situação: a partir do momento que uma venda é feita, essa informação precisa ser disponibilizada e provocar a ação de diversas áreas da organização — emissão da nota fiscal, controle de estoque, contabilidade, cálculo de tributos, entre outras.

Se o responsável por essas ações se esquecer de lançar a informação em apenas um desses controles, ou digitar um único número errado, isso é o suficiente para gerar incompatibilidades na contabilidade, ruptura de estoque ou até mesmo multas. E não precisamos dizer que na correria do dia a dia isso acontece com certa frequência, não é mesmo?

2. Perda de dados

Mesmo que os dados sejam registrados de maneira totalmente correta — o que já é bastante improvável — ainda existe o risco de perder essas informações por inúmeros motivos.

Algumas situações que resultam na perda de dados são:

  • quando o usuário se esquece de salvar as alterações realizadas ao final da edição das planilhas;
  • falhas operacionais, como o funcionário que pode apagar um arquivo acidentalmente ou movê-lo para um local diferente sem saber disso;
  • defeitos no funcionamento da máquina onde a planilha está salva, como quedas e quebras que podem ocasionar a perda dos dados;
  • extravio do computador utilizado para registrar os dados, seja por perda ou furto.

Dessa forma, podemos perceber que manter o registro dos dados nessas condições não é uma opção segura para a empresa. Um único deslize ou incidente pode colocar a perder o trabalho de meses de registro.

3. Dificuldade em cruzar informações

Quem utiliza planilhas sabe que, por maior que seja o esforço para mantê-las atualizadas, essa não é uma tarefa fácil. Isso acontece por um motivo: as planilhas não conversam entre si.

Assim, para que o departamento financeiro tenha acesso às vendas realizadas pelo caixa naquele dia, é necessário que um mesmo dado seja lançado várias vezes, sem um cruzamento automático das informações.

Ou seja, para que isso aconteça, o empreendimento precisará abrir mão da agilidade ou da segurança; e, na maioria das vezes, das duas. Ou muitas pessoas têm acesso a um arquivo que seria utilizado apenas por alguns gestores ou o processo de registro será atravancado, prejudicando a agilidade das operações.

4. Desorganização

Esse é um dos aspectos que mais prejudica a produtividade e a eficiência das empresas. Afinal, você não pode depender de dados que estão espalhados e que, se não forem bem organizados, ninguém sabe se já foram lançados ou não.

O ERP corrige essas falhas, pois integra todos os dados em um único sistema. Assim, a informação está sempre disponível, de forma segura e sem falhas, para consulta dos gestores e definição de providências que precisam ser tomadas.

5. Falta de controle financeiro

Sem uma boa organização das informações, o gestor dificilmente tem um controle financeiro pleno do negócio. Os dados podem não ser corretos e reuní-los pode ser uma tarefa trabalhosa, o que dificulta a tomada de decisões gerenciais precisas.

A implementação de um ERP acaba definitivamente com esse problema, pois permite o controle de todos os aspectos do negócio em tempo real. Com ele, a emissão de uma nota fiscal já desencadeia processos que mostram como o estoque fica posicionado diante da operação, seu reflexo sobre os resultados financeiros e com quanto dinheiro a empresa realmente pode contar para realizar suas operações.

6. Inconformidade com regras tributárias

Não é uma novidade que o sistema tributário no Brasil é bastante complexo. Existem normas diversas nos diferentes estados, regimes de tributação diferenciados e exceções para determinados produtos e serviços.

Como se isso não bastasse, pesquisas comprovam que a cada hora duas normas tributárias são editadas no país. Ou seja, se o gestor não se mantiver completamente atualizado, ele pode ter problemas fiscais devido a essas mudanças constantes.

A implementação de um ERP de qualidade elimina esse problema, pois o suporte já prevê as atualizações que tornam as operações financeiras precisas e seguras, garantindo o cumprimento das obrigações junto aos órgãos oficiais.

Entendeu como a implementação de um ERP pode evitar erros, otimizar processos e permitir a gestão estratégica de um negócio? Gostaria de saber mais sobre como esses recursos tecnológicos podem facilitar a administração e potencializar os resultados de um empreendimento?

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