Substituição da ECD: como, quando e porque corrigir a obrigatoriedade

De vez em quando, estamos sujeitos a errar algumas informações. No trabalho não é diferente. Algum dado pode ser informado errado e precisamos corrigi-lo. No caso das obrigações, você pode recorrer a substituição. Para substituir a ECD, você como contabilista precisa saber como, quando e porque fazer o processo.

No final de 2017, foi publicada uma nova norma que te orienta na elaboração do Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados, arquivo que deve ser preenchido quando você for substituir a ECD. As determinações desta norma podem ser vistos na sequência deste post! Não deixe de ler!

Substituição da ECD: entenda mais sobre a norma

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) publicou no ano passado a Norma Brasileira de Contabilidade CTSC 03. É nela que ficam aprovados os procedimentos para elaboração do Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados.

Esse relatório é relativo ao Termo de Verificação para Fins de Substituição da Escrituração Contábil Digital (ECD), o termo de substituição da obrigação. A CTSC 03 determina que o relatório precisa ser elaborado por um auditor independente, uma condição necessária para que ele possa assinar o Termo de Verificação.

O arquivo do relatório está presente em anexo na CTSC 03 e precisa ter as descrições de erros e identificação dos registros que estão errados, desde que também estejam no Termo de Verificação. Você precisa garantir que essas informações existam no arquivo original da ECD e que estejam corrigidas no arquivo substituído.

Como e porque fazer a substituição

Quando o seu trabalho é finalizado e o arquivo da ECD está pronto para ser transmitido  para o ambiente SPED, a autenticação acontece automaticamente e de forma imediata. Fica disponível para você um recibo de transmissão, que é o comprovante da realização do procedimento.

Se você encontrar algum erro na declaração depois que já transmitiu e autenticou o arquivo dentro do sistema SPED, você só vai poder substituir a ECD se os problemas encontrados não puderem ser corrigidos por meio da retificação de lançamento contábil extemporâneo.

Esse formato de substituição precisa ser registrado nos livros contábeis complementando as informações sobre o patrimônio líquido. Isso acaba gerando reflexos na publicação das demonstrações contábeis após o erro ser identificado.

Só que, em outros casos onde o registro por lançamento não vai ser capaz de corrigir o erro, você vai precisar de gerar um novo arquivo, registrado como J801 e chamado então de Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD.

Todos os problemas devem ser detalhados e devem ser assinados pelo contador que assina os livros contábeis substitutos e pelo auditor independente (quando as declarações da empresa forem auditadas por auditor independente).

Datas e prazos para a substituição

Assim como temos datas para poder declarar a ECD, temos datas para substituir a obrigação. A substituição do arquivo só pode ser feita até o fim do prazo de entrega da próxima ECD. Ou seja: até o último dia de envio da obrigação no ano posterior.

Os casos mais comuns de substituição da ECD segundo a CST 03 são:

  • ajustes no formato digital das informações contábeis, sem alterar saldos que já foram informados;
  • problemas na interface das informações que podem ser causadas por mudanças no uso de pontos ou vírgulas ao informar valores no Programa Validador e Assinador (PVA);
  • abertura de subcontas que são cobradas através da Lei 12.973/2014, a não ser que o saldo total não seja alterado.

Você precisa lembrar que o arquivo da ECD deve ser gerado com recursos próprios. Por isso, é importante encontrar um sistema que atenda suas necessidades e facilite o preenchimento da obrigação.

Se precisar substituir a ECD dos clientes do escritório, esperamos que o nosso artigo possa te ajudar nessa tarefa. Continue recebendo posts como esse assinando a nossa newsletter!

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