Guia da NF-E: como ter mais controle ao emitir notas fiscais eletrônicas na empresa?

Nos últimos anos, o setor contábil foi impactado por diversas mudanças no Brasil. Entre elas, podemos destacar a Nova Lei das S/A e o Sistema Público de Escrituração Digital, bem como todos os seus projetos (NF-e, Sped-Fiscal, Sped Contábil e CT-e). Ter controle contábil da empresa é essencial para a consolidação de qualquer negócio no mercado. Acreditamos que, para isso, o conhecimento é a ferramenta principal para ser, de fato, ativo na própria empresa.

Também acha fundamental garantir o controle dos processos contábeis da sua empresa? Precisa saber mais sobre o funcionamento da emissão das notas fiscais eletrônicas? Continue a leitura do nosso artigo para entender mais sobre esse assunto!

Qual é a importância da NF-e em um negócio?

A NF-e trouxe grandes modificações no ambiente fiscal brasileiro. Se por um lado, facilitou o trânsito de informações entre o fisco e os contribuintes, por outro, exigiu que fossem adotadas mudanças no comportamento e na cultura de muitas empresas.

Dessa forma, é fundamental, principalmente para aqueles que trabalham cotidianamente com a emissão desses documentos, estudar a legislação que a rege — sua posse, emissão e características do arquivo .xml da NF-e — pois, se não for obedecida, pode implicar em sanções para a empresa e seus clientes.

Quais os tipos de Nota Fiscal Eletrônica existentes?

1- NF-e

O NF-e é o tipo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica mais popular. Ele é usado para o comércio de produtos que precisam passar pela tarifa ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). A sua legalização é feita a partir da assinatura digital do seu emissor e da Secretaria da Fazenda.

O XML da NF-e

Ao ser emitida a Nota Fiscal Eletrônica, são gerados dois arquivos pelo sistema: um com extensão .xml e outro que deverá ser impresso, também chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Os dados referentes à movimentação constante no documento fiscal (seu arquivo .xml) são enviados para um repositório que, posteriormente, poderá ser consultado por qualquer cidadão que esteja de posse do código de barras existente no DANFE.

Essa modalidade de documento fiscal existe exclusivamente em ambiente eletrônico. Deve-se ressaltar, porém, que o DANFE também tem relevância fiscal, pois ele deverá acompanhar a mercadoria quando ela estiver em trânsito.

2- NFS-e

Esta é uma Nota Fiscal Eletrônica ligada a serviços. Foi originada com a intenção de suprir a Declaração de Serviço (ligada à tarifa ISS – Imposto Sobre Serviços). Cada nota deste tipo está relacionada a um modelo de serviço específico e ela deve ser arquivada (no prazo de até 5 anos depois a sua emissão) no formato XML.

A NF-e não é emitida sem validação e assinatura para autorização de uso com certificado digital. Já a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), dependendo da cidade, pode ser transmitida sem uso da certificação, apenas com um perfil de usuário no sistema municipal.

No entanto, grande parte das prefeituras exige certificado para emissão. Independente do caso, quando há necessidade de certificação digital, é preciso que ela seja de titularidade da empresa e esteja dentro da validade.

3- CT-e

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) surgiu em 2012 e está relacionado ao transporte rodoviário de carga, emite-se esse documento para acompanhar a mercadoria durante o trânsito.

Os seus valores são únicos e o seu procedimento é bem mais rápido. A sua legalização é feita pela assinatura digital do vendedor e da SEFAZ.

4- NFC-e

A NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica), será uma das substitutas ao cupom fiscal tradicional mas em formato eletrônico. Ele tem como intuito facilitar o controle fiscal por parte do governo ao mesmo tempo em que traz vantagens para os empreendedores, tais como a redução de gastos e a maior agilidade.

Ela é um documento legal que comprova que o comprador adquiriu determinado produto ou serviço e confirma os custos reais dessa transação para efeitos de ordem fiscal.

O que deve constar na NF-e?

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, é preciso ter as informações completas do emissor, destinatário, dos produtos e serviços cobrados e do frete. Os produtos precisam conter o código de acordo com a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

É importante também preencher os impostos corretos, seguindo o regime tributário da sua empresa e validar todos esses dados no sistema, com a assinatura eletrônica específica do tipo de NF-e, como vimos acima.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica na sua empresa?

1- Obtenha um certificado digital

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, primeiramente, você precisa de uma assinatura digital para atestar sua legalidade e comprovar que foi a sua instituição que a emitiu. É preciso que você a obtenha junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

2- Credencie-se na secretaria da fazenda

É também necessário se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda. No início, selecione a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Dessa forma, as notas não serão emitidas oficialmente (será apenas um teste), até que você esteja apto para essa atividade (nesse momento, selecione a opção de credenciamento “Em produção”).

3- Adote um software emissor de NF-e

Em breve, será preciso optar por um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Afinal, o programa da Sefaz (emissor gratuito) deixou de ser atualizado em janeiro de 2017.

Mas não se preocupe, existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos. Busque por um que esteja adequado às necessidades da sua instituição!

Quais cuidados especiais de gestão são necessários?

O mais difícil é o armazenamento e o gerenciamento da Nota Fiscal Eletrônica. Pois é necessário que ela seja simples de ser identificada e acessadas caso a Receita a peça. Por isso, o mais recomendado é que você busque por um sistema de gestão ERP que siga a legislação vigente e seja de confiança.

Lembre-se: todo cuidado é pouco, uma vez que o Fisco pode multar a sua empresa em R$ 5 mil caso requisite uma Nota Fiscal Eletrônica que não esteja armazenada. O mais seguro, portanto, é sempre fazer backups.

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