6 dicas para a implementação do ERP dar certo

O grande fluxo de atividades, colaboradores e clientes pode, algumas vezes, sobrecarregar os processos internos de uma empresa quando alguns procedimentos são realizados por meio de métodos arcaicos.

Além disso, o aumento na demanda de serviços e a busca por formas melhores de analisar a situação das empresas exige ferramentas atualizadas, integradas e seguras.

Com isso, a implementação de um ERP passou a ser a solução mais eficiente para empresas que buscam formas de otimizar os seus trabalhos, aumentar a sua produtividade e diminuir os erros e custos. Você tem dúvidas de como levar essa ferramenta para o seu empreendimento? A seguir, veja 6 dicas para fazer isso da melhor forma!

1. Defina a equipe

Primeiramente, defina em sua empresa uma equipe que fará o levantamento das necessidades, participará da seleção do fornecedor e acompanhará a implementação do ERP.

É importante que esses profissionais tenham um tempo de experiência com os trabalhos no seu negócio, já que o conhecimento dos procedimentos internos da companhia ajudará na escolha do sistema que melhor se adequa às necessidades da sua empresa, dos seus colaboradores e dos seus clientes.

2. Mapeie as necessidades da sua empresa

Essa equipe será responsável por fazer o levantamento de todas as atividades realizadas pela empresa. A partir disso, pense em questões que te ajudarão a definir qual é o tipo de ERP ideal a ser implementado em seu negócio, como: quais serviços precisam ser otimizados em seu empreendimento? Qual é o perfil dos seus clientes que também utilizarão o sistema? Quais são as características e necessidades desses públicos?

As respostas de perguntas como essas te guiarão na escolha do ERP que esteja de acordo com o que sua empresa precisa. Se o ramo do seu negócio é recursos humanos, por exemplo, o mapeamento de necessidades da empresa poderá sinalizar para a implantação de um sistema que gere folhas de pagamento ou faça o controle de ponto dos colaboradores.

3. Escolha o fornecedor

Mapeadas as necessidades da sua empresa, a equipe deverá focar na escolha do fornecedor do ERP. Para isso, é importante que seja realizada uma pesquisa no mercado: procure se informar sobre os players na atividade, suas experiências, seus clientes e serviços oferecidos.

Faça uma pré-seleção dos fornecedores e solicite uma apresentação dos produtos. Se possível, procure saber sobre a experiência e a opinião de quem já utiliza os produtos que você se interessou. Apresente suas necessidades para o fornecedor e faça um comparativo  entre os sistemas escolhidos.

A aquisição pode ser feita de várias formas, inclusive sendo cobrada como serviço e não como venda de um produto. Informe-se sobre as funcionalidades do sistema e se eles se atualizam de acordo com as legislações nos âmbitos federal, estadual e municipal. Além disso, é importante verificar se os sistemas são integrados, possibilitando a transferência de informações para otimizar os serviços da sua empresa e diminuir a chance de erros.

4. Faça a implementação do ERP

Assim que o ERP for escolhido, é hora de realizar a sua implementação. Para isso, escolha um fornecedor que faça a instalação e a configuração dos sistemas, deixando-os 100% prontos para uso. Além disso, dê preferência  aos softwares que possuam um amplo sistema de atendimento ao cliente, com profissionais preparados para responder as suas dúvidas e te explicar o que for necessário.

Isso facilitará, e muito, a implementação e a utilização do ERP, pois você não terá que se preocupar com o procedimento de instalação e terá total suporte durante o processo de adaptação e utilização do sistema. Todas as etapas devem ser muito bem documentadas, o que reduzirá as chances de um problema futuro.

5. Foque na gestão de mudanças

Antes e durante a implementação do ERP, você deve fazer a gestão de mudanças. Isso nada mais é que a divulgação da transição e dos seus reflexos nas atividades do dia a dia para toda a empresa.

Realizar uma divulgação para todos os colaboradores e clientes, com palestras, apresentações e reuniões, permite que o impacto da mudança seja minimizado. É importante ter em mente que nenhum ERP funcionará bem sem que as pessoas estejam engajadas e motivadas com a transformação no modo de trabalho da empresa.

6. Invista no treinamento do pessoal

Além da gestão de mudanças, o treinamento é outra condição essencial para que você tenha sucesso no processo de implementação do ERP.

É importante que todos os usuários do sistema que será implementado recebam um treinamento adequado, pois, sem isso, a probabilidade de falhas no dia a dia é enorme – e alguns erros podem trazer sérios problemas para o seu negócio e para os clientes.

Por isso, quando for escolher qual sistema irá implementar em sua empresa, procure um fornecedor que proporcione treinamento gratuito para a sua equipe. A disponibilização de cursos em plataforma digital é um diferencial, pois facilitará o acesso dos seus colaboradores ao processo de capacitação. Lembre-se que é o fornecedor quem desenvolveu o sistema e, portanto, é ele quem melhor conhece o produto, podendo preparar seus colaboradores com eficiência para o uso do ERP.

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