5 melhores práticas de gestão para um escritório de contabilidade

A rotina dentro de um escritório contábil não precisa ser tão burocrática, muito menos representar um entrave para o seu crescimento. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão para fazer com que o seu dia a dia se torne mais produtivo, fazendo com que bons resultados apareçam de maneira clara.

Essas ações permitem eliminar boa parte da papelada que costuma ocupar espaços no ambiente de trabalho, facilitar a visão geral sobre as tarefas do dia e mensurar a produtividade com mais qualidade, além de dar à equipe motivos para trabalhar com mais empenho.

Ficou curioso? Então acompanhe a seguir nossas dicas para que você faça uma gestão mais eficiente em seu escritório e veja como tudo pode ser mais fácil do que parece!

1. Comece elaborando um planejamento financeiro

Nenhuma ação tem chances reais de dar certo se não for devidamente planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso do escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar o crescimento do seu escritório de maneira mais controlada.

Não deixe de estabelecer objetivos e avaliar o tempo que julga necessário para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, bem como os recebimentos.

Determinando prazos para atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa da distância existente para alcançar suas metas, o que permitirá intervenções mais  precisas sempre que necessário.

2. Administre corretamente a sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles em função da natureza de seu negócio.

É importante que exista uma compatibilidade para evitar a dificuldade de adaptação. Essa medida elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na montagem de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e dê atenção especial a reclamações, sugestões e elogios.

Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Visando o aperfeiçoamento, nada melhor do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Para garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem um parâmetro para interferir em setores problemáticos. Defina metas compreensíveis e alcançáveis: nada de exigir o impossível, pois isso pode surtir um efeito desmotivador muito grande.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em longo prazo, ela oferece parâmetros muito úteis para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Invista em tecnologia

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, não deixe de contar com o auxílio de recursos tecnológicos. Alguns deles permitem que você e sua equipe automatizem boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere a adoção de um software específico para o seu tipo de negócio. Esta certamente é a dica mais prática, pois, contando com recursos especialmente desenvolvidos para gerenciar tarefas, você pode ganhar tempo com suas rotinas contábeis.

Com um bom sistema de gestão contábil, você vai:

  • fazer o controle de folha de pagamento;
  • ter importação automática das notas emitidas pelos seus clientes;
  • conferir processos internos;
  • apurar e enviar impostos e muito mais!

Isso significa que, utilizando a ferramenta certa, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial para seu escritório, já que você terá tempo para se concentrar nisso. Seu cliente verá seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas.

4. Atue de maneira estratégica na gestão do seu negócio

Para garantir que seu escritório atue da maneira mais segura possível, nada melhor do que contar com práticas recomendadas pelos maiores especialistas em termos de gestão. Não foque apenas em profissionais nacionais, mas do mundo todo.

Acha isso impraticável? Pois saiba que, definitivamente, não é! Existe um conjunto de normas para a prática de gestão aceito internacionalmente, o renomado ISO 9001. Como o ISO 9001 tem o objetivo justamente de melhorar a gestão dos negócios, pode ser que com ele você obtenha benefícios significativos para o seu escritório de contabilidade, a ponto de ter acesso a clientes de grande porte.

O ISO 9001 ajuda você e sua equipe a terem um parâmetro para acompanhar aquilo que é tido como adequado em termos de qualidade por especialistas. Dessa forma, tarefas do dia a dia podem ser aperfeiçoadas de maneira considerável.

5. Saiba lidar com os clientes

Para garantir a fidelidade dos clientes, basta oferecer um tratamento útil, que forneça informações necessárias.

Para isso, não deixe de investir num atendimento de qualidade, com canais de comunicação eficientes e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte.

Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar sites como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira para conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente terá motivos para procurar por outro escritório.

Por fim, a dica é investir no setor de atendimento do seu escritório, não deixando de oferecer cursos e valorizar o aperfeiçoamento dos profissionais, o que apenas beneficiará o seu negócio.

Gostou do artigo sobre práticas de gestão? Então, saiba como escolher o sistema de gestão contábil ideal para o seu escritório!

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