5 melhores práticas de gestão para um escritório de contabilidade

A rotina dentro de um escritório contábil exige muita gestão e é necessário dar atenção à isso. Hoje, é perfeitamente possível adotar algumas práticas de gestão para fazer com que o seu dia a dia seja  mais produtivo.

Essas ações permitem eliminar boa parte da papelada que costuma ocupar espaços no ambiente de trabalho, facilitar a visão geral sobre as tarefas do dia e mensurar a produtividade com mais qualidade, além de dar motivação à sua equipe para trabalhar com mais empenho.

Ficou curioso? Acompanhe nosso artigo para que você aprenda a fazer uma gestão mais eficiente do seu escritório. É só continuar a leitura!

1. Práticas de Gestão: Comece elaborando um planejamento financeiro

Dificilmente uma ação será efetiva se não for planejada. Isso acontece principalmente quando tratamos de questões burocráticas, como é o caso de um escritório de contabilidade.

Por isso, a primeira prática de gestão que você deve adotar é o planejamento financeiro. Afinal, é a partir dele que você pode pensar em como desenvolver o seu escritório de maneira controlada.

É fundamental estabelecer objetivos e avaliar o tempo necessários para alcançá-los. Não se esqueça também de estimar os gastos que serão realizados, assim como os recebimentos.

Determinando prazos para atingir os seus objetivos, você conseguirá ter uma visão mais precisa da distância existente para alcançar suas metas, o que permitirá tomar decisões exatas sempre que necessário.

2. Administre corretamente a sua equipe

Ao procurar por colaboradores para compor sua equipe, procure analisar as experiências dos candidatos e avaliar o perfil de cada um deles de acordo com a natureza do seu negócio. É importante que exista uma compatibilidade entre as duas partes para evitar a dificuldade de adaptação. Essa atitude elimina a necessidade do processo ser realizado novamente, garantindo economia de gastos.

Essa compatibilidade também será fundamental na construção de uma equipe capaz de atuar com os mesmos objetivos do escritório. Por isso, não deixe de trabalhar com feedbacks e tenha atenção com as reclamações, sugestões e elogios. Procure também criar relatórios de satisfação e agendar reuniões sempre que necessário. É importante manter uma equipe focada e motivada sempre.

Levando em conta o aperfeiçoamento, não há nada mais efetivo do que investir em capacitação e treinamento dos seus colaboradores. Assim, você consegue motivar esses profissionais a produzirem mais e mantê-los atualizados a respeito de novas práticas desenvolvidas a partir de inovações tecnológicas.

Para garantir aumento de produtividade, estabeleça metas para a equipe. Dessa maneira, você mede o rendimento do escritório como um todo e tem uma base para interferir em setores mais problemáticos. Defina metas compreensíveis e alcançáveis: não exija o impossível, pois isso pode gerar um efeito desmotivador para o time.

Você pode usar essa prática de gestão na comparação entre períodos diferentes. Em um longo prazo, ela oferece uma base para tomadas de decisão mais assertivas.

3. Invista em tecnologia

Para otimizar os procedimentos internos do escritório, conte com o auxílio de recursos tecnológicos. Alguns deles permitem que você e sua equipe possam automatizar boa parte dos processos e produzam mais em menos tempo.

Considere adquirir um software específico para o seu tipo de negócio é certamente é a dica mais prática. Contando com recursos especialmente desenvolvidos para gerenciar tarefas, você pode ganhar tempo com suas rotinas contábeis.

Com um bom sistema de gestão contábil, você vai:

  • fazer o controle de folha de pagamento;
  • ter importação automática das notas emitidas pelos seus clientes;
  • conferir processos internos;
  • apurar e enviar impostos e muito mais!

Isso significa que, utilizando a ferramenta certa, é possível não somente gerenciar melhor as tarefas do dia a dia, mas também transformar a gestão em um diferencial para seu escritório, já que você terá tempo para se concentrar nisso. Seu cliente verá seu cuidado com a estrutura interna do negócio e agilidade nas respostas.

4. Atue de maneira estratégica na gestão do seu negócio

Para garantir que seu escritório trabalhe da maneira mais segura possível, nada melhor do que contar com práticas recomendadas pelos maiores especialistas em termos de gestão. Não foque apenas em profissionais nacionais, mas do mundo todo.

Pensou que era impossível? Pois saiba que, definitivamente, não é! Existe um conjunto de normas para a prática de gestão aceito internacionalmente, o conhecido e renomado ISO 9001. Como o ISO 9001 tem o objetivo justamente de melhorar a gestão dos negócios, pode ser que com ele você obtenha benefícios significativos para o seu escritório de contabilidade, a ponto de ter acesso a clientes de grande porte.

O ISO 9001 ajuda você e sua equipe a terem uma base para acompanhar aquilo que é tido como adequado em termos de qualidade por especialistas. Dessa forma, tarefas do dia a dia podem ser aperfeiçoadas de maneira considerável.

5. Saiba lidar com os clientes

Para garantir a fidelidade dos clientes, você precisa oferecer um tratamento humano e efetivo e que forneça informações necessárias. Para isso, não deixe de investir num atendimento de qualidade, com canais de comunicação eficientes e uma equipe específica e bem treinada para realizar esse suporte.

Não ignore o potencial das redes sociais. Com um trabalho de Social Media, por exemplo, você pode usar sites como o Facebook e o Twitter para prestar esclarecimentos e tirar dúvidas em tempo real.

Essa é uma boa maneira para conquistar e cultivar bons clientes, algo que será significativo para a evolução do negócio. Recebendo um serviço de qualidade, segurança e atenção, dificilmente seu cliente vai ter motivos para procurar por outro escritório.

Por fim, a dica é investir no setor de atendimento do seu escritório, não deixando de oferecer cursos e valorizar o aperfeiçoamento dos profissionais, o que vai beneficiar de maneira considerável o seu negócio.

Gostou do artigo? Confira também o que considerar ao contratar um software para o seu escritório de contabilidade com o artigo: Programas para contadores: como fazer a escolha certa.

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

LEIA TAMBÉM